Matriz de Eisenhower: Aprenda o que é e como aplicá-la

No século XXI, o dia a dia está cada vez mais caótico, repleto de inúmeras tarefas e compromissos a serem realizados, consequentemente, muitas pessoas se sentem perdidas, sem saber nem por onde começar! É justamente no impedimento de que esse cenário se dê, que a Matriz de Eisenhower encontra sua função precípua. Quer saber mais sobre ela? Continue lendo este artigo!

A seguir, serão destrinchados os seguintes tópicos:

1. Definição;
2. Conceitos que compõem a Matriz;
3. Sua importância;
4. Como fazê-la nas pequenas empresas;
5. Considerações finais.

Definição:

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de gestão de tempo, que serve para dividir as tarefas e/ou os compromissos de uma pessoa ou equipe conforme o grau de prioridade. Em vista disso, ela assiduamente é usada pelas organizações durante a realização de seu planejamento estratégico.

Seu nome faz referência ao seu criador Dwight Eisenhower, 34º presidente dos Estados Unidos da América, o qual antes de entrar para a política teve larga experiência na carreira militar, na qual priorizar o que é mais importante é fundamental.

Deve-se destacar, que essa matriz é dividida quanto a importância e a urgência, produzindo o seguinte modelo:

Conceitos que compõem a matriz:

Como dito acima, a matriz é composta por quatro quadrantes:

• 1º Quadrante: Importante e urgente: Trata-se do que se deve fazer primeiro, ou seja, tem prazo definido e fortes implicações. (Exemplo: relatório a ser entregue para o cliente amanhã);
• 2º Quadrante: Importante e não urgente: Trata-se do que não possui prazo definido ou que o vencimento está ainda muito distante, mas que tem fortes implicações. (Exemplo a implementação de uma gamification na empresa, a consequência [melhorar a integração do time e o clima organizacional] é evidente, contudo, é algo que se pode deixar para fazer mais no futuro);
• 3º Quadrante: Não importante e urgentes: Trata-se do que deve ser feito logo, ou seja, com prazo definido, mas cujas implicações não são tão fortes, portanto, pode ser automatizado ou delegado a profissionais com menos experiência, pois, eventuais erros não são tão graves (Exemplo: disparo de newsletter);
• 4º Quadrante: Não importante e não urgente: Trata-se do que se deve repensar sua inclusão na agenda ou não se gastar energia desenvolvendo.

Sua Importância: 

Uma vez feita essa análise, fica claro para o indivíduo e/ou para a equipe o que se deve fazer antes de tudo, o que se pode protelar, além de evidenciar o que a feitura trará mais perda de energia que benefícios. Desse modo, o tempo é otimizado, acarretando, portanto, o aumento da produtividade, ponto em que se nota a importância dessa ferramenta.

Ademais, deve-se ressaltar que fazer a Matriz de Eisenhower é bem simples, necessitando apenas de papel e lápis ou do uso de alguma ferramenta de criação, como o Canva.

Como fazê-la nas pequenas empresas:

Basta seguir as seguintes etapas:

1. Identifique todas as atividades a fazer;
2. Analise quais possuem prazo com vencimento imediato, com vencimento longo e as que não possuem prazo;
3. Avalie cada uma delas conforme sua importância, isto é, veja quais a não feitura origina maiores prejuízos;
4. Monte os quadrantes e parta para a execução.

Considerações Finais:

Em vista de todos os fatos elencados, fica claro que a Matriz de Eisenhower é um importante método de organização de tempo, simples de fazer e com efeitos visíveis na produtividade. Fazê-la de modo recorrente, é certamente um bom hábito para qualquer organização, todavia, não é a única medida que as empresas devem tomar, um bom Plano de Marketing e de Negócios também é fundamental. Tais serviços são oferecidos pela Otimiza, assim sendo, caso tenha interesse, não perca a chance de agendar uma reunião de diagnóstico de modo gratuito!

Em acréscimo, caso tenha alguma sugestão, comentário e/ou dúvida sobre o tema deste artigo ou sobre nossos serviços, estamos totalmente abertos a qualquer esclarecimento!

Linkedin do Autor: João Pedro Ferreira Nogueira