Análise SWOT ou FOFA: O que é e como fazer

Certamente você já deve ter realizado uma Análise SWOT em algum momento da sua vida.

Se lembra de quando estava nos anos finais do ensino médio e precisava decidir qual profissão seguir? Provavelmente, você deve ter descartado de cara as que são relacionadas às matérias que você não gostava ou que tinha muita dificuldade e buscou um curso que abrangesse os conteúdos que mais te interessava e que tivesse mais facilidade. Nesse caso, você avaliou suas forças e fraquezas, que são alguns dos conceitos fundamentais da Análise SWOT. Caso não tenha ficado claro, fique calmo pois estamos apenas no início do artigo!

A seguir, trataremos dos seguintes tópicos:

1. O que é Análise SWOT;
2. Conceitos da Matriz SWOT;
3. Por que usar a Análise FOFA; e
4. Como fazer Análise SWOT nas pequenas empresas.

Se eu fosse você, anotaria tudo para depois correr para a prática. Então, papel e caneta na mão e vamos continuar!

1. O que é Análise SWOT

Análise SWOT ou FOFA é uma ferramenta de gestão que serve para analisar cenários de um projeto, de forma a direcionar melhor a equipe que está realizando. Ela costuma ser usada pelas empresas antes de implementar algo novo ou ao realizar o planejamento estratégico.

SWOT é a sigla formada pelas iniciais das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Em português, muitas pessoas a chamam de análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças).

Vale destacar que é separada em análise interna e externa. Na interna, encontra-se as forças e as fraquezas, ou seja, os pontos positivos e negativos da empresa ou do projeto. Na externa, analisa-se as oportunidades e ameaças que o negócio pode encontrar, elas abrangem uma pesquisa de mercado, macroambiente político, econômico e social.

A ferramenta aparenta ser complexa, no entanto ela foi criada para facilitar a elaboração e ser intuitiva. A partir dos conceitos apresentados acima temos a seguinte matriz:

2. Conceitos da Matriz SWOT

Como mencionado acima, a matriz SWOT é forma por quatro quadrantes que compõe o ambiente interno e externo.

• Ambiente interno
  O ambiente interno, compreende os fatores que podem ser controlados pelos gestores, como o atendimento, a produção, os recursos financeiros, às áreas administrativas, etc. Dentro desse ambiente, deve-se analisar as forças e as fraquezas da empresa.
  • Forças:
    Neste quadrante, elenca-se todos os quesitos que fazem a empresa se destacar perante seus concorrentes. Por exemplo, se uma clínica médica tem equipamentos novos e de alta qualidade, eis aqui um ponto forte. Se um salão de beleza conta com profissionais renomados: ponto forte.
    Para identificar as forças da sua empresa, busque conhecer os seus melhores produtos, processos, recursos e a sua maior vantagem competitiva. 
  • Fraquezas:
    Nas fraqueza,  lista-se tudo aquilo que pode ser ruim para o negócio e que pode atrapalhar seu crescimento.  Alguns exemplos são tecnologia ultrapassada, altos custos com transporte, equipe desqualificada, má localização etc.

• Ambiente externo
  Ao contrário do interno, no ambiente externo a empresa não pode controlar os fatores. Dentre eles, pode-se mencionar crises econômicas, desastres ambientais, taxa de juros, mudança nas legislações, entre outros.
  
  Nesse sentido, é essencial se atentar a tudo que envolve o mercado no qual está inserido, além de observar o micro e macroambiente. O primeiro envolve o comportamento dos clientes, o poder de negociação junto aos fornecedores, barreiras à entrada, produtos ou serviços substitutos, etc.
  
  Em relação ao macroambiente, ele abrange tudo que está além do segmento do negócio. Nesse aspecto, é essencial analisar o que os índices econômicos dizem sobre o futuro do país. Exemplificando, alterações na inflação causam variações no nível de renda e consumo dos indivíduos; as crenças e os valores de uma sociedade reflete nos seus hábitos de consumo.
  • Oportunidades:
    Nessa etapa, observa-se quais mudanças no micro ou macroambiente podem ser positivas e favoráveis aos clientes.
    Em época de jogos olímpicos, por exemplo, as redes de hotéis se beneficiam do aumento do turismo local. Uma empresa exportadora tem proveito sobre taxas de câmbio mais elevadas e assim por diante.
  • Ameaças:
    Por fim temos as ameaças, nesse cenário encontra-se todos os fatores desfavoráveis para a empresa, os quais não podem ser controlados.
    Alguns exemplos são escassez de mão de obra qualificada, mudança na lei, entrada de concorrente no mercado etc.

3. Por que usar a Análise SWOT?

Tendo o conhecimento de todas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, a análise SWOT auxilia a equipe a traçar melhor as estratégias do projeto e a implementá-lo com maior segurança.

Além disso, é possível identificar melhorias que podem ser realizadas nos produtos ou serviços da empresa, bem como detectar problemas nos processos ou distribuição das tarefas e planejar soluções para eles.

Vale destacar que o método pode ser utilizado no planejamento estratégico da empresa, visto que a matriz SWOT é uma ferramenta que pode ser aplicada em qualquer tipo de mudança significativa. 

4. Como fazer a Análise SWOT nas pequenas empresas?

Como você pode ter observado, a matriz é uma ferramenta simples de ser utilizada sendo necessário apenas um exercício de reflexão que ao longo da análise trará vários insights para a equipe.

Tudo o que você vai precisar para realizar a análise é de uma cartolina e uma caneta. Após dividi-la em quatro quadrantes, siga os seguintes passos.

Identifique o projeto que está sendo realizado

Antes de mais nada, é necessário que a equipe esteja ciente de qual é o objetivo. É implementar um novo projeto na empresa? Ou um novo processo? Dessa forma, todos estarão alinhados na hora de realizar a análise e o processo será mais ágil. 

Além disso, não precisa se preocupar tanto com os dados, se preocupe com a visão de quem vive o dia a dia da empresa. Posteriormente, você pode realizar uma análise de mercado mais aprofundada.

Faça uma análise dos fatores internos

Reflita sobre os pontos fortes e fracos da empresa, sendo sempre sincero e realista. Além disso, observe os quesitos que coloca o projeto em vantagem ou em desvantagem perante os concorrentes.

Existem diversos características que podem ser analisadas, portanto procure focar naquelas que são essenciais para o bom desempenho do projeto. Em um restaurante por exemplo, o fator fundamental é a localização e o atendimento. Cada setor possui atributos diferentes, identifique quais são os seus e trabalhe em cima disso.

Faça uma análise dos fatores externos

Como citado, nessa etapa é analisado as oportunidades e ameaças externas, fatores esses que não podem ser controlados diretamente pela empresa. Portanto, procure identificar tais fatores e buscar maneiras de lidar com eles.

Além disso, é importante mencionar que, ao realizar a análise, você deve olhar para o micro e o macro ambiente. Empresas que se informam sobre o cenário político, econômico, estão atentas aos movimentos do mercado, do setor, estão um passo à frente dos concorrentes que não o fazem.

Avalie a viabilidade do projeto

Após ter identificado os fatores internos e externos e montado a matriz, é necessário verificar se o projeto é viável dado às fraquezas e ameaças levantadas.

Caso exista algum ponto que impeça o andamento do projeto, procure analisar o que pode ser feito para reverter a situação. Se o problema vier de uma fraqueza, como por exemplo o atendimento, você pode investir em treinamentos para melhorá-lo.

No entanto, se o que atrapalha é uma ameaça externa pode ficar mais difícil. Portanto, o que pode ser feito é encontrar maneiras de se adaptar a situação. Durante a pandemia, por exemplo, empresas de diversos segmentos tiveram que mudar seus processos para continuar com o negócio.

Parta para a execução

Por fim, caso seu projeto seja viável, é hora de tirá-lo do papel e partir para a prática!

A partir das informações coletadas, você deve traçar uma estratégia de forma a potencializar as forças, corrigir as fraqueza, aproveitar as oportunidades e diminuir as ameaças.

Além disso, é possível também fazer uma análise conjunta dos fatores. Identifique, por exemplo, quais pontos fortes da empresa ou do projeto poderiam ser utilizados para aumentar as oportunidades levantadas e/ou minimizar as ameaças. Ainda, quais pontos fracos podem ser reparados para que se consiga aproveitar mais oportunidades e diminuir o impacto de possíveis ameaças.

Está pronto para fazer a análise SWOT da sua empresa? Realizá-la é uma ótima forma de traçar novos objetivos e aumentar os resultados da sua empresa.

Não se limite em fazer a análise apenas uma vez, é importante realizar uma execução periódica visto que o mercado e o cenário econômico estão em mudança constante. Além disso, quando posto em prática a primeira análise, é indicado realizar novamente após a aplicação e execução.

O que achou deste conteúdo? Ficaremos felizes em receber suas dúvidas, sugestões ou críticas.