Dicas de como organizar a vida financeira do seu negócio

Você se sente desorganizado e está tendo dificuldades para organizar a parte financeira da sua empresa? Se sim, continue lendo esse artigo e descubra como um bom fluxo de caixa, conhecimento de prazos e obrigações e a definição de um orçamento pode te ajudar.

Gestão financeira e a melhor maneira de organizar as contas de uma empresa são as principais dúvidas dos empreendedores, em especial daqueles que estão entrando agora no mercado e possuem poucos recursos. Contas misturadas, desconhecimento de indicadores que revelam lucro ou prejuízo e falta de capital estão entre os principais problemas enfrentados por eles quando a saúde contábil de sua empresa está uma bagunça. Segundo Edson Kalf, professor da Business School São Paulo (BSP),  “ o descontrole financeiro é um dos principais fatores das quebras das pequenas empresas”. Portanto, ele necessita de cuidado e atenção, além de um bom planejamento.

Muitas vezes a falta conhecimento e de tempo dificulta, por parte desses proprietários, o planejamento e o gerenciamento de um bom fluxo de caixa, a projeção das contas a pagar e a receber e o controle de custos, sem falar que eles ainda precisam pensar nos investimentos da empresa. Por esse motivo, separamos algumas dicas que vão ajudar você a tomar as rédeas de seu negócio e crescer de forma eficiente e saudável aprimorando áreas e serviços da sua organização.

1° Dica: Conheça seu fluxo de caixa e abuse da tecnologia

Uma das melhores formas de saber se sua empresa está crescendo ou não é através de um fluxo de caixa. Se seus ativos disponíveis não estão suprindo as passivos para execução e funcionamento das atividades operacionais é hora de repensar a forma que o dinheiro está entrando em seu caixa e em que ele está sendo destinado.

Atualmente muitas empresas no Brasil e no mundo lidam com um enorme fluxo de operações financeiras todos os dias, operações essas que envolvem pagamentos, compras, recebimentos, entre outras ações que dão vida ou negócio. Sendo assim, é importante fazer o controle de tudo e isso pode ser mais fácil do que você imagina.

É importante destacar que um bom fluxo de caixa deve conter:

• Todos os recebimentos: Vendas à vista e a prazo e recebimentos de duplicatas entre outros.
• Todos os pagamentos: compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, pagamento de despesas e outros pagamentos. 
• Previstos: até o último pagamento e recebimento conhecido ou o máximo de horizonte adequado às necessidades da empresa.

No início, algumas dúvidas no preenchimento poderão surgir, porém com o tempo, a empresa sentirá uma diferença enorme com este serviço e tomará suas decisões com base em suas entradas e saídas. 

É relevante evidenciar o uso da tecnologia para o auxílio desta atividade. Procure utilizar ferramentas como o Google Drive para arquivar e organizar documentos importantes, ele também é uma boa oportunidade para compartilhar arquivos com toda equipe.

Troque tabelas físicas por planilhas eletrônicas quando fizer sentido, o pacote office neste caso é indispensável. Utilize também de anotações online onde você poderá trabalhar junto com sua equipe. São inúmeras as vantagens que a tecnologia nos proporciona, cabe a você identificar essas oportunidades e implementar no dia a dia do seu negócio a fim de otimizá-lo.

2° Dica: Conheça seus prazos e obrigações

Ter ciência de quais são suas restrições de prazo e as datas de recebimentos e vencimentos de contas é no mínimo essencial. Isso pode evitar atrasos nas quitações e o pagamento de juros.  Essa questão não deve ser ignorada, pois conhecer bem seus prazos está ligado diretamente com o controle do seu fluxo de caixa, estabelecendo responsabilidades para tudo aquilo que corresponde a curto, médio e  longo prazo.

Estamos falando aqui das dívidas, e o quanto é importante mantê-las em dia. Hoje, no Brasil, muitas empresas fecham por inadimplência e por que não conseguem pagar suas obrigações, recorrendo a empréstimos e se endividando ainda mais. Por esse motivo ter o controle pleno do que você deve pagar, diminuir atrasos, diversificar os meios de seus pagamentos e aplicar políticas de cobrança é muito importante.

3°Dica: Separe as contas pessoais das profissionais

Um erro básico e ainda assim muito comum entre as empresas, em especial, os pequenos e médios empresários é confundir as finanças pessoais com as do negócio. Por mais tentador que  isso seja, é necessário fazer essa separação e organizar as finanças de forma rigorosa. 

Entenda, você e sua empresa são coisas diferentes, e por mais cômodo que isso possa parecer, usar sua conta pessoal para fins comerciais pode ocasionar falhas graves em suas finanças.  Sem dúvidas não há como fugir desta separação!

Empresas familiares também apresentam muito esta dificuldade, afinal, dentro deste contexto, família e negócio podem se confundir bastante. Por este motivo é necessário determinar junto com seus sócios os dias e as condições para a retirada dos saldos, transferindo assim o capital da empresa para o patrimônio pessoal e gastá-lo sem culpa.

4° Dica: Defina bem seu orçamento antes de mais nada

Alguns investimentos podem ser tentadores e apresentar ótimas oportunidades de crescimento para seu negócio, porém qualquer decisão não pode ser tomada de maneira precipitada, mas sim controlada e calculada para que não gere nenhum tipo de instabilidade.

O primeiro passo é fazer um bom diagnóstico do seu negócio analisando suas finanças como: suas médias de vendas, lucros, gastos, sazonalidades, etc. Depois é necessário estabelecer seus objetivos e suas metas traçando um planejamento estratégico para seu orçamento.

O segundo passo  é ficar atento no que deve constar no seu orçamento, assim quanto mais completo for maiores serão as chances de obter o resultado esperado no futuro, liste todos os seus custos fixos e variáveis e faça uma projeção para o período seja ele mensal, semestral ou anual e por fim acompanhe todos os resultados.

Considerações finais

Por fim, é importante concluir que a vida financeira do seu negócio irá depender apenas de você e das suas decisões, portanto é muito importante se planejar bastante e verificar se seu negócio está seguindo as dicas listadas acima. É relevante ressaltar também que se você está sentindo dificuldades para seguir essas dicas, contar com uma ajuda é fundamental para que você continue crescendo. 

Saiba que pode contar com a gente! Nós da Otimiza Empresa Jr trabalhamos com vários serviços financeiros, entre eles o plano de negócios que te ajudará muito na hora de se organizar, além contar com os serviços listados acima como fluxo de caixa e planejamento estratégico. Entre em contato com a gente, através do WhatsApp  ou redes sociais e agende uma reunião de diagnóstico totalmente gratuita. Ajudar na resolução de seus problemas e lhe proporcionar soluções será um prazer, afinal levamos isso como nosso lema.

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